หลายครั้งที่เราได้รับเอกสารประชุมเป็นสิบ ๆ หน้า แต่มีเวลาอ่านเพียงไม่กี่นาทีก่อนเข้าห้องประชุม NotebookLM มีฟีเจอร์ Audio Overview ที่สามารถเปลี่ยนข้อมูลในเอกสารให้กลายเป็นบทสนทนาสรุปแบบพอดแคสต์ ทำให้เข้าใจประเด็นสำคัญได้รวดเร็วขึ้น โดยเฉพาะเมื่อใช้ Prompt ที่เหมาะสม
1. สรุปภาพรวมทั้งหมดในเวลา 5 นาที
สร้าง Audio Overview ที่สรุปเอกสารทั้งหมดให้ฟังภายใน 5 นาที โดยเน้นวัตถุประสงค์ ประเด็นสำคัญ ข้อสรุป และสิ่งที่ควรรู้ก่อนเข้าประชุม
2. ถ้าฉันมีเวลาแค่ 3 นาที
สร้าง Audio Overview สำหรับคนที่มีเวลาเพียง 3 นาที เน้นเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นที่สุด และตัดรายละเอียดที่ไม่สำคัญออก
3. ประเด็นที่ผู้บริหารน่าจะถาม
วิเคราะห์เอกสารและสร้าง Audio Overview ที่เน้นประเด็นที่ผู้บริหารหรือผู้บริหารระดับสูงมีแนวโน้มจะถาม พร้อมอธิบายเหตุผลสั้น ๆ
4. สิ่งที่ต้องตัดสินใจในการประชุม
สรุปเฉพาะประเด็นที่เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจ ระบุว่ามีทางเลือกอะไร ข้อดี ข้อเสีย และผลกระทบของแต่ละทางเลือก
5. ความเสี่ยงและประเด็นที่ต้องระวัง
สร้าง Audio Overview ที่เน้นความเสี่ยง ปัญหา ข้อจำกัด และประเด็นที่อาจทำให้เกิดคำถามหรือข้อโต้แย้งในการประชุม
6. อธิบายให้คนที่ไม่เคยอ่านเอกสารเข้าใจ
สรุปเอกสารด้วยภาษาง่าย ๆ เหมือนกำลังอธิบายให้เพื่อนร่วมงานที่ไม่เคยเห็นเอกสารมาก่อน ใช้ตัวอย่างเพื่อให้เข้าใจได้เร็ว
7. เปรียบเทียบข้อมูลสำคัญ
วิเคราะห์ข้อมูลในเอกสารและสร้าง Audio Overview ที่เปรียบเทียบตัวเลือก แนวทาง หรือข้อมูลสำคัญ พร้อมสรุปความแตกต่างที่ควรรู้
8. เตรียมตัวตอบคำถาม
สร้าง Audio Overview พร้อมคาดการณ์คำถามที่อาจถูกถามในการประชุมอย่างน้อย 10 ข้อ และอธิบายแนวทางการตอบโดยอ้างอิงจากเอกสาร
9. สรุปเป็นลำดับเรื่องราว
เปลี่ยนข้อมูลทั้งหมดให้เป็นการเล่าเรื่อง เริ่มจากที่มา ปัญหา วิธีแก้ ผลลัพธ์ และข้อเสนอแนะ เพื่อให้ฟังแล้วเข้าใจภาพรวมอย่างต่อเนื่อง
10. สรุปพร้อม Action Items
สร้าง Audio Overview ที่จบด้วยรายการสิ่งที่ต้องทำ (Action Items) ผู้รับผิดชอบ กำหนดเวลา และประเด็นที่ต้องติดตามหลังการประชุม
เคล็ดลับเพิ่มเติม
- อัปโหลดเอกสารทุกฉบับที่เกี่ยวข้องไว้ใน NotebookLM ก่อนสร้าง Audio Overview
- หากมีทั้งไฟล์ PDF, Google Docs และสไลด์ ให้นำเข้าไว้ใน Notebook เดียวกันเพื่อให้ AI เชื่อมโยงข้อมูลได้ครบถ้วน
- หากเอกสารมีหลายเวอร์ชัน ควรอัปโหลดเฉพาะเวอร์ชันล่าสุด
- ใช้ Prompt ร่วมกับ Audio Overview เพื่อให้ได้มุมมองที่ตรงกับบทบาทของคุณ เช่น ผู้บริหาร ผู้จัดการโครงการ ฝ่ายขาย หรือทีมเทคนิค
- หลังฟังจบ สามารถถามต่อใน NotebookLM เพื่อเจาะลึกเฉพาะประเด็นที่ยังสงสัยได้ทันที
เพียงใช้เวลาไม่กี่นาทีในการสร้าง Audio Overview พร้อม Prompt ที่เหมาะสม คุณก็สามารถเข้าใจเนื้อหา จับประเด็นสำคัญ และเตรียมตัวสำหรับการประชุมได้อย่างมั่นใจ แม้จะไม่มีเวลาอ่านเอกสารทั้งหมดก็ตาม
